Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

1. CHE COS’E’ IL WHISTLEBLOWING

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il D.Lgs. 24/2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (cd. Decreto Whistleblowing). La norma si applica ai soggetti del settore pubblico e del settore privato. Costituiscono segnalazioni whistleblowing quelle compiute da chi, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato.

2. CHI PUO’ EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE

Hanno il diritto di effettuare Whistleblowing:

• i dipendenti dell’Ente;
• i lavoratori autonomi, che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Ente;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa per l’Ente fornendo beni, servizi od opere;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività per L’Ente;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività per l’Ente;
• i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza dell’Ente, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

3. COSA PUO’ ESSERE SEGNALATO

Si possono segnalare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’Ente che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; 
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; 
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno; 
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non possono essere oggetto di segnalazione:

1. le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
2. le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nel Decreto Whistleblowing;
3. le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea
4. le informazioni classificate, il segreto professionale forense e medico, la segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali e le informazioni di cui all’art. 1 comma 4 del D.Lgs. 24/2023. 

4. QUANDO SEGNALARE

Per procedere alla segnalazione è sufficiente essere venuti a conoscenza di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato; non è pertanto necessario essere certi dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e/o dell’identità dell’autore. 

5. COSA INDICARE NELLA SEGNALAZIONE

Al fine di consentire la corretta comprensione dei fatti e/o dei comportamenti segnalati, è opportuno circostanziare il più possibile la segnalazione indicando, se conosciuti, il tempo e il luogo in cui si è verificato il fatto, la descrizione del fatto, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di soggetti che possano contribuire a formare un quadro il più completo possibile di quanto segnalato.

La segnalazione, pertanto, deve contenere i seguenti elementi essenziali:

1. generalità del soggetto che effettua la segnalazione. Nel caso in cui il segnalante volesse comunque procedere con segnalazione anonima, la stessa verrà presa in considerazione esclusivamente se adeguatamente circostanziata;
2. eventuali suoi recapiti ai quali possa essere contattato riservatamente;
3. gli autori del comportamento segnalato ed eventuali altri soggetti coinvolti, anche esterni all'Ente, ovvero ogni elemento utile alla loro identificazione;
4. una chiara, completa e circostanziata descrizione dei fatti oggetto di segnalazione (riscontrabili e conosciuti direttamente dal denunciante e non riferiti da altri soggetti diversi dal denunciante);
5. se conosciute, le modalità nonché le circostanze di tempo e di luogo di accadimento dei fatti segnalati, specificando se l'attività risulta ancora in corso;
6. eventuali altri soggetti che possano riferire proficuamente sui fatti segnalati;
7. ogni altra informazione, osservazione o commento di ausilio nel riscontro dei fatti segnalati.

Al fine di agevolare la corretta e completa redazione delle segnalazioni, è stato predisposto il MODULO in calce alla presente procedura.

6. MODALITA’ DI SEGNALAZIONE – Canale interno

La trasmissione delle segnalazioni deve avvenire prioritariamente attraverso il canale interno dedicato e solo in via eccezionale attraverso la segnalazione esterna o con la divulgazione pubblica.

Il soggetto destinatario delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza (di seguito “ODV”) dell’Ente.

La segnalazione attraverso il canale interno può essere effettuata:

oralmente, a mezzo telefonico al numero +39 3400531046 oppure mediante un incontro diretto con l’ODV da fissarsi entro un termine ragionevole;

a mezzo servizio postale, all’indirizzo Avv. Michele Pizzini – via Grazioli 104 – 38122 Trento ; la busta dovrà riportare la dicitura "RISERVATA PERSONALE – ODV”

a mezzo posta elettronica accessibile esclusivamente all’ODV, all’indirizzo odv@neonomos.it;

a mezzo piattaforma informatica criptata, al link https://visitrovereto.segnalazioni.net e seguendo le istruzioni ivi indicate.

7. MODALITA’ DI SEGNALAZIONE – Canali esterni

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge; 
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
•  la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. 

8. MODALITÀ DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

L’ODV, una volta ricevuta la segnalazione, deve:

1. dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l'ODV ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell'identita' della persona segnalante; 
2. mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni; 
3. dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute; 
4. svolgere l'istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
5. dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento; 
6. comunicare alla persona segnalante l'esito finale della segnalazione.

9. TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEL SEGNALANTE

L’ODV e L’Ente devono garantire la tutela della riservatezza del segnalante, specificamente:

1. l'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
2. la protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante; 
3. la segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
4. la protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

10. DIVIETO DI RITORSIONI NEI CONFRONTI DEL SEGNALANTE

Il segnalante è tutelato normativamente da eventuali misure ritorsive o discriminatorie adottate a seguito della segnalazione, non potendo essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa, sia attiva che omissiva, avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle sue condizioni di lavoro.

La normativa prevede in merito un’inversione dell’onere probatorio, secondo il quale spetta all’Ente dimostrare che le misure adottate, ritenute dal segnalante discriminatorie o ritorsive, sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione stessa.

Per specifica previsione normativa le tutele previste nei confronti del segnalante cessano in caso di sentenza, anche non definitiva di primo grado, che accerti nei confronti dello stesso la responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati connessi alla denuncia, ovvero la sua responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o per colpa.